科技查新规范(官方文件)
分类：课题申报2020-12-15浏览量：255
为了加强对科技查新(以下简称查新)的管理，规范查新活动，保证查新的公正性、准确性和独立性，维护查新有关各方的合法权益，制定本规范。
本规范由13部分组成：
第1部分--基本术语，对查新活动中所使用的基本术语进行了定义。
第2部分--基本原则，规定了查新活动应当遵循"自愿"、"依法查新"和"独立、客观、公正"的基本原则。
第3部分--查新委托人，规定了查新委托人的义务、行为规范、权利和法律责任。
第4部分--查新机构，规定了查新机构的受理、行为规范、查新收费以及法律责任。
第5部分--查新合同，规定了订立和履行查新合同的基本原则，查新合同的基本内容、形式与要求。
第6部分--查新人员，规定了查新机构在委派查新员和审核员时应当遵循的回避原则，查新员和审核员应当具备的条件，查新员、审核员的职责和查新人员的责任。
第7部分--查新咨询专家，规定了查新咨询专家应当具备的条件，选择查新咨询专家的原则，查新咨询专家的行为规范、职责与责任。
第8部分--检索，规定了检索年限;介绍了检索方法的选择、检索策略的制定、检索结果的检验和调整。
第9部分--查新报告，规定了查新报告应当包括的内容及要求。
第10部分--查新争议，规定了解决查新合同争议的原则和方法。
第11部分--档案，规定了查新档案应当包括的基本内容;给出了查新档案管理的基本要求。
第12部分--查新程序，规定了处理查新业务的程序：查新委托和受理、检索准备、选择检索工具、确定检索方法和途径、查找、完成查新报告、提交查新报告、文件归档。
第13部分--附则。
建议不了解查新业务流程的读者，先阅读第12部分，再从第1部分开始阅读;熟悉查新工作的读者，可从第2部分开始阅读;对于关注查新机构责任的机构负责人，可重点阅读第4、5、10部分;对于查新委托人，可重点阅读第3、5、10部分;对于从事查新业务的人员，可重点阅读第2、4、5、6、9、12部分;对于查新咨询专家，可重点阅读第7部分;对于查新档案管理人员，可重点阅读第11部分。
1.基本术语
以下给出的基本术语释义仅适合于查新这一特定领域，特此声明。
1.1查新
1.1.1查新 是科技查新的简称，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照本规范操作，并作出结论。
1.1.2 查新机构 是指具有查新业务资质的信息咨询机构。
1.1.3 查新项目 是指被查证(待查证)的科学技术项目。
1.1.4 查新点 是指需要查证的内容要点。
1.1.5新颖性 是指在查新委托日以前查新项目的科学技术内容部分或者全部没有在国内外出版物上公开发表过。
1.1.6查新要求 是指查新委托人对查新所提出的具体愿望。一般分为以下四种情况：
(1)希望查新机构通过查新，证明在所查范围内国内外有无相同或者类似研究;
(2)希望查新机构对查新项目分别或者综合进行国内外对比分析;
(3)希望查新机构根据分析对查新项目的新颖性作出判断;
(4)查新委托人提出的其他愿望。
1.1.7查新委托人 是指提出查新需求的自然人、法人 或者其他组织。
1.1.8 查新人员 是指参与查新工作的人员，包括查新员、审核员及其他工作人员。
1.1.9查新员 是指具有中级(含)以上专业技术职称和查新资格，负责查新全部过程的查新人员。
1.1.10审核员 是查新审核员的简称，是指具有高级专业技术职称和查新资格，负责审核查新员所做的查新工作是否规范，并向查新员提出审核意见的查新人员。
1.1.11查新咨询专家 是指为查新机构提供查新咨询服务的同行专家。
1.1.12同行专家 是指最接近查新项目所涉及的科学技术内容的专家。
1.1.13查新合同 是指查新委托人和查新机构约定，由查新机构处理查新委托人的查新事务的合同。
1.1.14查新合同双方 是指共同订立查新合同的查新委托人和查新机构。
1.1.15查新报告 是指查新机构用书面的形式就其处理的查新事务和得出的查新结论向查新委托人所做的正式陈述。
1.2检索
1.2.1检索 在本规范中，是科技文献检索的简称，是指从众多科技文献中查找并获取所需信息的过程和方法。
1.2.2检索词 是指用于描述信息系统中的内容特征、外表特征和表达用户信息提问的专门语言的基本成分，是构成检索提问式的最基本的单元。
1.2.3主题词 是指以规定概念为基准，经过规范化和优先处理，具有组配功能，能够显示词间语义关系动态性的词或词组。主题词是主题词表的基本组成成分，是标引和检索文献的标准依据。在查新检索过程中，主题词是指经过主题词表标引，在检索系统实施检索时，从主题词表中选择的检索词。
1.2.4关键词 是指出现在文献标题、文摘、正文中，对表征文献主题内容具有实质意义的语词，对揭示和描述文献主题内容是重要的、关键性的语词。
1.2.5参考检索词 是指查新委托人提供的、仅供查新机构在处理查新事务中参考，而不作为查新合同双方约定的检索词。
1.2.6检索工具 是指用以报导、存贮和查找文献线索的工具。
1.2.7检索策略 是指为实现检索目标而制定的全盘计划，是对整个检索过程的谋划和指导。
1.2.8检索提问式 简称检索式，是指计算机检索中表达用户检索提问的逻辑表达式，由检索词和各种布尔逻辑算符、位置算符以及系统规定的其他连接组配符号组成。
1.2.9检索方法 是指查找文献信息的具体方法，分为手工检索和计算机检索两种方法。
1.2.10手工检索 简称手检，是指主要利用手工检索工具来获取信息的检索方法。
1.2.11计算机检索 简称机检，是指利用计算机来获取信息的检索方法。
1.3文献
1.3.1文献 根据中国国家标准《文献著录总则》(GB/T 3792.1-1983)，文献是指记录有知识的一切载体;根据《文献情报术语国际标准(草案)》(ISO/DIS5127)，文献是指在存贮、检索、利用或者传递记录信息的过程中，可作为一种单元处理的，在载体内、载体上或者依附载体而存贮有信息或数据的载体。 在查新中，文献是科技文献的简称，是指通过各种手段(文字、图形、公式、代码、声频、视频、电子等)记录下科学技术信息或知识的载体。
1.3.2文献信息 是指被文献化了的，以便通过动态系统加以存贮、交流、传播、利用的人类文化、科技等信息，也就是指以文献形式被记录的信息。
1.3.3参考文献 是指查新委托人列出的与查新项目密切相关的国内外文献(要注明著者、题目、刊名、年、卷、期、页)，这些文献仅供查新机构在处理查新事务中参考。
1.3.4相关文献 是指与查新项目主题相关的同类项目的有关文献(要注明著者、题目、刊名、年、卷、期、页)。
1.3.5 同类研究文献 同相关文献。
1.3.6对比文献 将查新项目的预期(假设)新颖性与检索到的相关文献进行对比，从中筛选出可供查新分析、对比时引用的文献。
1.3.7 可比文献 同对比文献。
1.3.8密切相关文献 是指这样一种文献，它公开的主题，在实质方面与查新项目的主题最为近似。
1.4科学技术
1.4.1科学 是指运用范畴、定理、定律等思维形式反映现实世界各种现象的本质和规律的知识体系。
1.4.2技术 是指人类在利用自然、改造自然和解决社会问题中，所运用的知识、经验、手段和方法以及生产工具、生产工艺过程的总称。
1.4.3技术方案 是科技成果完成人(含单位)或者研究开发人员对其要解决的技术问题所采取的技术措施的集合。
1.4.4技术类型 是指由技术的不同特征所形成的各种技术之间的质的区别。
1.4.5技术特征 是指用来描述技术工作中一事物区别于其他事物的特别显著征象、标志等。
1.5成果
1.5.1科技成果 是指在科学技术研究、开发、试验和应用推广等方面取得的收获。一般地，将科技成果分为：基础理论成果、应用技术成果和软科学成果。
1.5.2基础理论成果 是指探索自然界各种物质形态及其运动规律，揭示各种自然现象之间的联系而取得的具有一定学术意义的科学理论成果。
1.5.3应用技术成果 是指为提高生产力水平而进行的科学研究、技术开发、后续试验和应用推广中所产生的具有实用价值的新技术、新产品等。
1.5.4软科学成果 是指在促进科技与经济、社会协调发展中，对战略、政策、规划、评价、预测、情报、科技决策、科技立法、科技管理，及其他有关管理科学等进行研究所获得的成果。
1.5.5成果完成人 是指承担科研项目研究、技术开发、试验、应用推广等主要任务，并作出创造性贡献的自然人、法人或者其他组织。
1.5.6成果使用人 是指使用科技成果的自然人、法人或者其他组织。
1.5.7科技成果管理机构 是指省、自治区、直辖市科学技术行政部门，国务院有关部门、直属机构、直属事业单位负责科技成果管理的机构。
1.5.8科技成果转化 根据《中华人民共和国促进科技成果转化法》第二条，科技成果转化是指为提高生产力水平而对科学研究与技术开发所产生的具有实用价值的科技成果所进行后续试验、开发、应用、推广直至形成新产品、新工艺、新材料，发展新产业等活动。
1.6 法律
1.6.1法律 是指由全国人民代表大会及其常委会制定的规范性文件，在地位和效力上仅次于宪法。
1.6.2行政法规 是指作为国家最高行政机关的国务院制定的规范性文件，其地位和效力仅次于宪法和法律。
1.6.3部门规章 是指国务院的组成部门及其直属机构在其职权范围内制定的规范性文件。
1.6.4法人 是指具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利、承担民事义务的组织。根据民法通则，我国法人包括机关法人、事业法人、企业法人和社会团体法人。
1.6.5机关法人 是国家机关法人的简称，是指国家依法设置的行使国家管理职能的中央和地方权力机关、行政机关、司法机关和军队机关。机关法人不包括机关内部设置的厅、司、处、室等。
1.6.6事业法人 是事业单位法人的简称，是指经中央或者地方编制委员会办公室批准成立，依靠国家拨款或者自有资金从事非生产经营事业的组织。事业法人不包括事业单位的内部职能机构。
1.6.7社会团体法人 是指公民根据宪法所赋予的自由结社的权利依法成立的全国性和地方性群众组织。
1.6.8企业法人 是指独立核算、自负盈亏、自主经营的经济实体。
1.6.9合同 根据《中华人民共和国合同法》第二条，合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利关系的协议。
1.6.10争议 是指合同当事人之间对合同是否成立、是否有效、有无履行、有无违反合同、违法合同的责任由谁承担、承担责任的方式及大小等发生的纠纷。
1.6.11纠纷 是指争执的事情。
1.6.12和解 是指当事人本着平等互利的原则进行充分协商，分清是非，明确责任，各自作出一定让步，在彼此可以接受的条件下达成一致的一种活动。
1.6.13调解 是指当事人对所发生的争议协商不成或者不愿意通过和解解决，自愿将争议交由一定的组织或个人进行居中调和，促使当事人互谅互让，达成协议，从而解决争议的一种活动。
1.6.14仲裁 是指在合同发生纠纷，当事人自行协商不成时，仲裁机构根据双方当事人的约定或者事后达成的书面仲裁协议，依法作出具有约束力裁决的一种活动。
1.6.15诉讼 是指当事人就合同争议依法向人民法院起诉，由人民法院通过审判程序解决争议的一种活动。
1.6.16法律责任 是指行为人因违法行为、违约行为或者法律规定而应当承担的不利的法律后果，分为民事责任、行政责任和刑事责任。
1.6.17民事责任 是指违反民事法律、违约或者依照民事法律的规定应当承担的法律责任。
1.6.18行政责任 是指由国家行政机关或者国家授权的有关单位对违法的单位或者个人依法采取的行政制裁。
1.6.19刑事责任 是指违法，造成严重后果，已触犯国家刑事法律，由国家审判机关依法给予行为人以相应的刑事制裁。
1.7其他
1.7.1信息 中国国家标准《情报与文献工作词汇基本术语》(GB/T 4894-1985)中定义：信息是物质存在的一种方式、形态或运动状态，也是事物的一种普遍属性，一般指数据、消息中所包含的意义，可以使消息中所描述事件的不确定性减少。
1.7.2数据库 是指至少由一个文档组成，并能满足某一特定目的或者某一特定数据处理系统需要的一种数据集合。
1.7.3新产品 是指采用新技术原理、新设计构思、新方法、新材料研制生产的全新型产品;或者应用新技术原理、新设计构思、新方法、新材料，在结构、材质、工艺等任一方面比老产品有重大改进、显著提高了产品性能或者扩大了使用功能的改进型产品;或者生物、矿产等新品种。
1.7.4指标 是指为了反映查新项目特征的概念。
1.7.5 国务院有关部门、直属机构、直属事业单位 是指经全国人民代表大会审议批准的国务院组成部门和经国务院审议通过的国务院直属机构、直属事业单位。
九届人大一次会议审议批准的国务院组成部门有：外交部、国防部、国家发展计划委员会、国家经济贸易委员会、教育部、科学技术部、国防科学技术工业委员会、国家民族事务委员会、公安部、国家安全部、监察部、民政部、司法部、财政部、人事部、劳动和社会保障部、国土资源部、建设部、铁道部、交通部、信息产业部、水利部、农业部、对外贸易经济合作部、文化部、卫生部、国家计划生育委员会、中国人民银行、审计署。
1998年国务院第一次全体会议审议通过的国务院直属机构有：海关总署、国家税务总局、国家环境保护总局、中国民用航空总局、国家广播电影电视总局、国家体育总局、国家统计局、国家工商行政管理局、国家新闻出版署、国家林业局、国家质量技术监督局、国家药品监督管理局、国家知识产权局、国家旅游局、国家宗教事务局、国务院参事室、国务院机关事务管理局。
1998年国务院第一次全体会议审议通过的国务院直属事业单位有：新华通讯社、中国科学院、中国社会科学院、中国工程院、国务院发展研究中心、国家行政学院、中国地震局、中国气象局、中国证券监督管理委员会。
国务院组成部门和直属机构、直属事业单位如有调整，以最新调整为准。
2.基本原则
查新委托人在处理查新委托事务过程中;查新机构在从事查新活动中;查新咨询专家在提供查新咨询服务过程中应当遵循以下基本原则：
2.1自愿原则
(1)在遵守本规范的前提下，查新委托人有权选择查新机构;查新机构有权接受或者拒绝查新委托。
(2)在遵守本规范的前提下，查新机构有权选择查新咨询专家;专家有权接受或者拒绝担任查新咨询专家。只有在双方自愿和合法的基础上，双方的聘请关系才能真正确立。
2.2依法查新原则
依法查新是开展查新业务的一项重要原则。从事查新的机构应当是具有查新业务资质的信息咨询机构。未经科学技术部认定或者授权认定，任何单位和个人不得从事面向社会服务的查新活动。查新机构承办的一切查新业务都要以法律、法规为准绳，其所有活动都应当在法律、法规规定的范围内进行。涉及查新有关各方的行为活动应当遵循《科技查新机构管理办法》和本规范。
对于因违法违纪不适宜继续执业的查新人员，查新机构应当按照法律、法规、规章和机构章程予以解聘或除名。
2.3独立、客观、公正原则
2.3.1独立原则
查新机构、查新员、查新审核员、查新咨询专家应当是与查新项目无利害关系的第三者。查新机构应当严格按照国家的有关法律、法规，《科技查新机构管理办法》和本规范等的规定，独立处理查新业务;查新咨询专家应当严格按照国家的有关法律、法规和本规范等的规定，独立地向查新机构提供查新咨询意见。查新机构、查新咨询专家从事的具体查新、查新咨询活动不受任何行政部门控制，也不受其他机关、社会团体、企业、个人、查新委托人等的非法干预;查新咨询专家提供查新咨询意见时不受查新机构的非法干预。
如果查新机构、查新咨询专家认为其独立性受到损害，则可以拒绝进行查新、查新咨询，或中止相应的查新、查新咨询活动，或在查新报告、查新咨询专家意见表中声明。
2.3.2客观原则
查新机构应当依据文献，客观地为查新委托人完成查新事务。查新报告中的任何分析、技术特点描述、每一个结论，都应当以文献为依据，符合实际，不包含任何个人偏见。
2.3.3公正原则
查新机构在处理查新事务的过程中，应当站在公正的立场上，在遵照《科技查新机构管理办法》和本规范的前提下，公正地为查新委托人完成查新事务。查新机构不可因收取查新费用而偏袒或者迁就查新委托人;查新咨询专家也不能因收取查新咨询费用而迁就查新机构。
3.查新委托人
查新委托人是指提出查新需求的自然人、法人或者其他组织。
3.1义务
(1)查新委托人应当据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料： ①查新项目的科学技术资料; ②技术性能指标数据; ③查新机构认为查新所必需的其他资料。
(2)查新委托人应当尽可能提供下列查新所需要的资料： ①参考检索词，包括中英文对照的查新关键词(含规范词、同义词、缩写词、相关词)、分类号、专利号、化学物质登记号等。关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择; ②国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料; ③参考文献，列出与查新项目密切相关的国内外文献(含著者、题目、刊名、年、卷、期、页)，以供查新员在检索时参考。
(3)查新委托人所提交的资料应当真实可靠，用词准确，能够满足完成查新事务的需要。
3.2 行为规范
(1)查新委托人只能选择具有查新业务资质的信息咨询机构。
(2)若查新机构接受查新委托，查新委托人应当与查新机构订立查新合同。
(3)完成查新事务的，查新委托人应当向查新机构支付报酬。因不可归责于查新机构的事由，查新合同解除或者委托的查新事务不能完成的，查新委托人应当向查新机构支付相应的报酬。查新合同双方另有约定的按照其约 。
(4)查新委托人应当保证查新机构的独立性，不得向查新机构施加倾向性影响，不得干涉查新活动。
(5)查新委托人不得弄虚作假、营私舞弊，不得侵犯他人的知识产权。
3.3 权利
(1)查新委托人可以拒绝支付查新合同上商定费用以外的其他一切费用或者有价之物。
(2)查新委托人有权向查新机构推荐查新咨询专家，明示不宜作为查新咨询专家的个人名单或者作为专家来源的组织，供查新机构在选择查新咨询专家时参考，但不得影响查新机构选择查新咨询专家的自主权。
(3)对查新机构不负责任、敷衍了事、丢失科学技术资料、泄露查新项目的科学技术秘密的行为等，查新委托人有权向各级科学技术行政部门反映。因查新机构的过错造成损失的，查新委托人有权依法索取赔偿。
3.4法律责任
查新委托人提供的资料和有关证明有虚假内容，所产生的一切后果由其承担法律责任。
4.查新机构
查新机构是指具有查新业务资质的信息咨询机构。
4.1 受理
(1)查新机构应当在获准的专业范围内受理查新业务。有下列情况之一时，查新机构不得受理查新委托： ①超出查新机构受理的专业范围; ②缺少必要的数据库或者文献资源。
(2)有下列情况之一时，查新机构可以拒绝查新委托： ①查新委托人不能明确列示查新题目下各个查新点; ②查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。
(3)查新机构应当听取查新委托人关于查新项目的情况介绍。
(4)若拒绝查新委托，查新机构应当立即退还查新委托人提交的所有资料。
(5)若接受查新委托，查新机构应当与查新委托人订立查新合同。
4.2 行为规范
(1)查新机构应当亲自处理查新事务，处理查新事务的程序应当符合本规范的要求。
(2)查新机构应当按照查新委托人在查新合同中给出的查新要求处理查新事务，不能按照查新要求来处理查新事务的，应当经查新委托人同意;因情况紧急，难以和查新委托人取得联系的，查新机构应当妥善处理查新事务，但事后应当将该情况及时报告查新委托人。
(3)查新机构及其工作人员不得为招揽查新业务而进行误导或者虚假的广告宣传。
(4)查新机构在处理查新事务过程中，对本机构不能解决的事项，可以聘请查新咨询专家协助完成。查新机构应当保证所聘请查新咨询专家的独立性，不得向查新咨询专家施加倾向性影响;查新机构不得伪造或者涂改查新咨询专家的咨询意见表;不得向查新委托人和与查新项目有利害关系的各方透露查新咨询专家的个人意见。
(5)查新机构在取得查新结论的过程中不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断;也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或者最差化的判断。
(6)查新机构及其工作人员应当维护查新项目所有者的知识产权，不得非法占有、使用、或者向他人披露、转让查新项目所有者的科技成果。除以下人员和机构外，查新机构及其工作人员不得向任何人泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论。 ①查新委托人或者由查新委托人明确指定的人(或机构); ②法律、法规允许的第三方(如省、自治区、直辖市的科学技术行政部门，国务院有关部门、直属机构、直属事业单位的科技成果管理机构等); ③具有管辖权的专业检查组织。
(7)查新机构受理本机构内部的查新委托时，不得对外出具查新报告。
4.3 查新收费
(1)查新业务实行有偿服务。查新费用的确定应当按照当地物价部门的有关规定执行;规定不明确的由双方协商，合同约定。
(2)查新机构收取的任何与查新事务有关的费用或者有价之物，都应当在查新合同中注明。查新机构及其工作人员不得以任何方式收取查新合同中注明的费用或者有价之物以外的其他一切费用和有价之物。
(3)查新机构按合同约定收取查新费用，查新费用不应随最终查新结论而变动。
4.4 法律责任
(1)未取得查新业务资质，擅自面向社会开展查新的，其出具的查新报告无效，并由科技成果管理机构给予警告，并责令改正;逾期不改的，报请有关管理机关予以取缔;有违法所得的，依法没收违法所得，并处以罚款;构成犯罪的，依法追究刑事责任。
(2)对于提交虚假证明文件或者采取其他欺诈手段骗取查新业务资质的，由查新认定机关予以注销;有违法所得的，依法没收违法所得，并处以罚款;构成犯罪的，依法追究刑事责任。
(3)查新机构有下列情形之一的由科技成果管理机构给予警告;有违法所得的，依法没收违法所得，并处以罚款。 ①年检中隐瞒真实情况、弄虚作假的; ②违反财务管理制度和会计制度的; ③违反法律、法规和规章的其他行为。
(4)因不能按查新合同完成查新事务，给查新委托人 造成损失的，除不可归责于查新委托人的事由外，查新机构应当赔偿损失。
(5)查新机构对本机构工作人员违法执业以及所聘请的查新咨询专家违法提供查新咨询服务、或者因过错给查新委托人造成损失的，应当承担赔偿责任。
(6)查新机构因过错造成查新结论失实，给查新委托人造成损失的，查新机构应当承担赔偿责任。
(7)查新机构违反查新合同，擅自披露、使用或者向他人提供、转让查新项目的技术秘密，应当承担相应的法律责任。
(8)当发现查新委托人在处理查新委托的事务中存在营私舞弊、弄虚作假、或者其他的违法行为，查新机构应当立即中止查新;已经完成查新的，应当予以撤销，否则查新机构应当承担连带责任。
(9)涉及国家秘密的查新事务，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》和科学技术保密的有关规定处理。
5.查新合同
对于每一个查新项目，查新机构与查新委托人应当依法订立并履行查新合同(格式见附件一)。
5.1 基本原则 订立和履行查新合同，作为一项法律行为，应当遵守以下基本原则：
(1)遵守法律、法规;
(2)自愿、平等、公平、诚实信用;
(3)维护公共秩序、遵守社会公德;
(4)有利于科学技术进步，促进科技成果转化;
(5)受有关法律调整。
5.2 基本内容
查新机构接受查新委托时，应当与查新委托人就查新合同的内容进行约定。查新合同一般包括以下条款：
(1)查新项目名称;
(2)查新合同双方各自的基本情况;
(3)查新目的;
(4)查新点;
(5)查新要求;
(6)查新项目的科学技术要点，包括查新项目的主要科学技术特征、技术参数或者指标、应用范围等;
(7)参考文献;
(8)查新委托人提供的资料清单;
(9)合同履行的期限、地点和方式;
(10)保密责任;
(11)查新报告的使用范围;
(12)查新费用及其支付方式;
(13)违约金或者损失赔偿的计算方法;
(14)解决争议的方法;
(15)名称和术语的解释。 查新委托人提交的查新项目资料，按照查新合同双方的约定可以作为查新合同的组成部分。
5.3 形式与要求
(1)查新合同应当采用书面形式。根据《中华人民共和国合同法》第十一条，书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。
(2)查新合同双方应当在查新合同上签字(盖章)。
6.查新人员
对一项查新事务，查新机构应当确定专职查新员和审核员。
6.1 回避原则
查新机构在委派查新员(专职或者兼职)和审核员时，应当遵循下列回避原则：
(1)不得委派曾在查新委托单位、成果完成单位、成果使用单位或者科研项目主持单位任职，或者离职后未满两年的人员;
(2)不得委派持有查新委托单位、成果完成单位、成果使用单位或者科研项目主持单位的股票、债券，或者在这些单位有其他经济利益的人员;
(3)不得委派与查新项目有利害关系的其他当事人。
6.2 查新员应当具备的条件 查新员应当具备以下基本条件：
(1)拥护中华人民共和国宪法;
(2)遵守国家法律和社会公德;
(3)具有相关的专业知识并具备较宽的知识覆盖面，熟悉查新判断、分析的原则与要点，能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼，具备从事查新的能力;
(4)熟悉《科技查新机构管理办法》和本规范;
(5)接受过国家有关查新的正规培训，具备从事查新的资格;
(6)具有两年以上与查新相关的工作经历;
(7)具有一定的外语和计算机水平;
(8)具有良好的职业道德;
(9)本科(含)以上学历，具有中级(含)以上专业技术职称。
6.3 审核员应当具备的条件 审核员应当具备的基本条件：
(1)拥护中华人民共和国宪法;
(2)遵守国家法律和社会公德;
(3)具有丰富的相关专业知识和宽阔的知识覆盖面，熟悉查新判断、分析的原则与要点，能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼，具备从事查新的能力;
(4)熟悉《科技查新机构管理办法》和本规范;
(5)接受过国家有关查新的正规培训，具备从事查新的资格;
(6)具有三年以上查新工作经历;
(7)具有较高的外语和计算机水平;
(8)具有良好的职业道德;
(9)本科(含)以上学历，具有高级专业技术职称。
6.4 职责
(1)查新员、审核员应当遵守国家、地方的法律法规，遵守《科技查新机构管理办法》、本规范和所在机构的内部规章制度，接受所在查新机构的领导，并对其负责。
(2)查新员负责查新的全部过程，代表查新机构处理查新受托等事宜;必要时与审核员协商后代表查新机构选择合适的查新咨询专家。
(3)与审核员协商后，查新员负责撰写查新报告。
(4)审核员负责审查查新员所进行的查新程序是否规范;查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适;选择的检索词及分类栏目是否恰当;检出的文献是否为同类研究文献;可比文献是否恰当;查新员收集到的相关文献是否齐全;对提出的文献判读是否正确;查新结论是否客观和准确;查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。
6.5 法律责任 查新人员应当承担以下责任：
(1)查新人员有违反《科技查新机构管理办法》或本规范规定的，由科技成果管理机构给予警告，同时责令改正;有违法所得的，依照有关法律、法规和规章处理。
(2)查新人员违法执业或者因过错给查新委托人造成损失的，由其所在的查新机构承担赔偿责任。查新机构赔偿后，可以向有故意或者重大过失的查新人员追偿。
(3)未取得查新资格的人员，为牟取经济利益擅自从事查新活动的，由科技成果管理机构责令其停止非法执业;有违法所得的，依照有关法律、法规和规章处理。
(4)查新人员在查新活动中有犯罪行为的，依法追究其刑事责任。
(5)查新人员在处理查新事务中违法失职，徇私舞弊，篡改、假冒或者以其他方式侵害他人合法权益的，非法窃取科学技术秘密的，应当承担相应的法律责任。
7.查新咨询专家
查新机构应当建立查新咨询专家库，充分发挥查新咨询专家的作用，以提高查新质量。
7.1应当具备的条件 查新咨询专家应当同时具备以下条件：
(1)拥护中华人民共和国宪法;
(2)遵守国家法律和社会公德;
(3)对查新项目所属专业有较丰富的理论知识和实践经验，熟悉国内外该领域科学技术发展的状况，在这一领域具有一定的权威性;
(4)熟悉查新判断、分析的原则与要点;
(5)具有严谨的科学态度、良好的职业道德。
7.2 选择原则
(1)参加查新咨询工作的专家由查新机构聘请。
(2)所聘请的查新咨询专家应当熟悉查新项目的科学技术内容。
(3)查新咨询专家实行回避制度，与查新项目有利害关系的任何人不得担任查新咨询专家。下列人员被视为与查新项目有利害关系： ①查新项目课题组成员; ②查新项目课题下达单位或者课题委托单位的工作人员; ③成果转让方、使用方的工作人员。
7.3 行为规范
查新咨询专家应当遵守国家法律法规，坚持实事求是、科学严谨的态度参与查新，不得违法失职、徇私舞弊、弄虚作假，在此前提下，还应当遵守以下行为规范：
(1)独立地向发出聘请的查新机构提出查新咨询意见。
(2)在向查新机构提供查新咨询服务(文字的或者口头的)时，应当客观、公正，不得掺杂私利。
(3)维护查新项目所有者的知识产权。关于查新项目的所有材料应当全部退还查新机构，不得向其他组织或者个人扩散，不得非法占有、使用、提供、转让他人的科技成果。
(4)不得向查新机构明确指定的人以外的组织或者个人披露关于查新项目的科学技术内容和查新结论。
(5)不得以个人身份接触查新委托人、成果完成人、成果使用者(购买方、受让方)、课题组成员、课题下达者或者课题委托者，如确需核实补充某方面信息，可向查新机构提出要求。
(6)不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断;也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新项目的查新结论最好化或者最差化的判断。
(7)应当在与查新机构商定的时间内完成查新咨询事务。
(8)提供的查新咨询意见(无论是书面的，还是口头的)应当清晰、准确地反映查新项目及其相关情况的实际，不得误导。查新咨询意见应当包含足够的信息，使得查新机构能够正确理解。
(9)不得以各种方式收取查新机构之外的任何组织、个人提供的有关查新的咨询费或者有价物品。
7.4 法律责任
(1)查新咨询专家存在违法、违规行为，其咨询意见无效。
(2)查新咨询专家违法提供查新咨询服务或者因过错给查新委托人造成损失的，由发出聘请的查新机构承担赔偿责任。查新机构赔偿后，可以向有故意或者重大过失的查新咨询专家追偿。
(3)查新咨询专家在咨询过程中侵犯他人知识产权和其他合法权益的，应当承担相应的法律责任。
8.检索
查新机构在处理查新业务过程中，可以参照下列程序和要求进行文献检索。
8.1 检索年限
检索文献的年限应当以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据，一般应从查新委托之日前推10年以上，对于新兴学科、高新技术项目，前推年限可酌情缩短;对于较成熟的技术产品、工艺和专利查新等，前推年限应酌情延长;对于查新合同中另有约定的，按约定执行。
8.2 检索方法的选择 为了提高查全率、查准率，缩短检索时间，提高查新效率，查新机构在选择检索方法时，应当根据查新委托人对检索的要求、查新项目所属学科特点和查新机构自身的检索条件等具体情况来确定，但应当以机检方法为主、手检方法为辅。
8.3 检索策略的制定 在进行计算机检索之前，查新员应当事先拟定周密的检索策略。
8.3.1制定检索策略的基本要求：
(1)尽可能准确表达查新委托人的信息需求，以期获得满意的检索结果。
(2)尽可能节省联机时间，降低检索费用。
8.3.2查新员在制定检索策略时，应当做好以下几项工作：
(1)分析查新委托人的信息要求，确立检索目标。
(2)选择检索系统和数据库。在选择检索系统时，应当主要考虑其功能、提供的数据库、价格、易用性等因素。
(3)对检索项目进行概念分析。查新员应当在分析检索项目的主题类型、主题结构的基础上，对具有检索意义的主题概念进行提炼和取舍。
(4)选择检索词。注意所选检索词的全面性、专指性和一致性。
(5)构造检索式。对编制检索式的要求是： ①准确反映检索提问的主题内容; ②适应所查数据库的索引体系和检索用词规则; ③符合检索系统的功能及限制条件的规定。 为了满足上述三项要求，应当了解检索系统的特性与功能;熟悉所检数据库的标引规则及词表结构;掌握必要的检索技术及调节技术;了解查新项目所属专业的知识。
(6)编制具体检索程序。 以上六个步骤不一定按顺序执行，可根据查新要求和使用系统的具体情况而灵活运用。 检索策略不是一成不变的，在具体的检索过程中要根据检索结果的满意程度作适当调整和优化。
8.4检索结果的检验和调整
在文献检索实际工作中，常常会出现检索结果不理想，还需要进行检验和调整。检验和调整有以下几种方式：
(1)增加新的相关数据库检索。
(2)从主题词途径检出的文献用分类检索途径来检验。
(3)从数据库设置的其他字段检验主题词检索结果。
(4)扩大、缩小检索范围。 对于检出的记录文献太少时，应当扩大检索范围;当检出的记录文献过多时，应当优化检索策略，缩小检索范围。
9.查新报告
查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。查新机构应当在查新合同约定的时间内向查新委托人出具查新报告(格式见附件二)。
9.1基本内容
(1)查新报告编号，查新项目名称，查新委托人名称，查新委托日期，查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱，查新员和审核员姓名，查新完成日期。
(2)查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单。
(3)查新委托人要求提供的其他内容。
9.2 基本要求
(1)查新报告应当采用科学技术部规定的格式;内容符合查新合同的要求;提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。
(2)查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语，文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求;不得使用含意不清、模棱两可的词句;碌卑??愎坏男畔ⅲ?沟貌樾卤ǜ娴氖褂谜吣芄徽?防斫狻?
(3)查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人偏见。
(4)"文献检索范围及检索策略"应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。
(5)"检索结果"应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。 检索结果应当包括下列内容： ①对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述; ②依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出; ③对所列主要相关文献逐篇进行简要描述(一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提)，对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。
(6)查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况，不得误导。查新结论应当包括下列内容： ①相关文献检出情况; ②检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析; ③对查新项目新颖性的判断结论。
(7)查新员应当根据查新项目的科学技术要点，将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。
(8)检索附件包括密切相关文献的题目、出处及其原文复制件;一般相关文献的题目、出处及其文摘。
(9)有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字，加盖查新机构的科技查新专用章，同时对查新报告的每一页进行跨页盖章。
9.3查新员、审核员声明
查新报告应当包括经查新员、审核员签字的声明。声明的内容可以参考下面的内容进行撰写。
(1)报告中陈述的事实是真实和准确的。
(2)我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核，并作出上述查新结论。
(3)我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关，也与本报告的使用无关。
10.查新争议
当查新合同当事人之间对合同是否成立、是否有效、有无履行、有无违反合同、违法合同的责任由谁承担、承担责任的方式及大小等发生争议时，应当遵循下列原则和方法加以解决。
10.1解决查新争议的原则
10.1.1 以事实为依据，以法律为准绳的原则
在处理查新争议时，应当实事求是，如实反映事实真相，全面地、客观地认定争议事实和客观情况，以有关法律、法规的规定和当事人的约定作为评判是非、确定责任的标准和尺度。 目前与查新有关的主要法律有： ①《中华人民共和国科学技术进步法》; ②《中华人民共和国促进科技成果转化法》; ③《中华人民共和国合同法》; ④《中华人民共和国民法通则》; ⑤《中华人民共和国民事诉讼法》; ⑥《中华人民共和国行政诉讼法》; ⑦《中华人民共和国仲裁法》; ⑧《中华人民共和国保守国家秘密法》; ⑨《中华人民共和国行政处罚法》。
10.1.2 以政策为指南的原则
在处理争议时，应当按照我国司法实践的一贯原则，有法律，依法律;无法律，依政策。 目前与查新有关的主要政策除本规范外，有： ①《关于加强技术创新,发展高科技,实现产业化的决定》; ②《国家科学技术奖励条例》; ③《科学技术保密规定》; ④《关于促进科技成果转化的若干规定》; ⑤《科学技术成果鉴定办法》; ⑥《关于正确处理科技纠纷案件的若干问题的意见》; ⑦《科技查新机构管理办法》。
10.1.3在适用法律上一律平等的原则
在处理查新争议时，查新当事人之间不论经济性质、行政级别、规模大小，不论是法人、自然人还是其他组织，都有权参与辩论，论证自己的主张，驳斥对方的主张，提供有关证据。
10.2 解决查新争议的方法
10.2.1 和解
提倡通过和解解决查新争议。但是，通过和解解决查新争议应当注意以下三点：
(1)当事人达成的和解协议应当符合法律、法规和政策，不得损害国家利益、社会公共利益和第三方的利益。
(2)当事人在和解中作出的承诺，应当遵循诚实、信用的原则，不得弄虚作假，欺骗对方。
(3)在和解解决过程中，不得对另一方工作人员行贿和实施其他不正当手段。
10.2.2 调解
当事人对所发生的争议协商不成或者不愿通过和解解决，可自愿由第三者从中调解。调解人应当依据法律、行政法规和事实，进行说服和协调，促使当事人达成调解协议。
10.2.3 仲裁
查新合同双方或者其中的一方不愿和解、调解或者和解、调解不成的，如果当事人在合同中订有仲裁条款的，可以向仲裁机构申请仲裁。 《中华人民共和国仲裁法》规定：
(1)当事人采取仲裁方式解决合同纠纷的，应当双方自愿，达成协议。没有仲裁协议的，仲裁机构不予受理。
(2)仲裁协议排除司法管辖，当事人达成仲裁协议，一方向人民法院起诉的，人民法院不予受理。
(3)仲裁实行一裁终局制，当事人应当履行裁决。一方当事人不履行的，另一方可以向人民法院申请执行。
10.2.4 诉讼
当事人如果在查新合同中没有订立仲裁协议或者仲裁协议无效的，可以向人民法院起诉。 当事人一方就查新合同争议起诉另一方时，应当按照民事诉讼法的规定，向有管辖权的人民法院递交起诉状。 当事人应当履行发生法律效力的判决、仲裁裁决、调解书;拒不履行的，对方可以请求人民法院执行。
11.档案
查新机构应当做好查新档案的管理工作。
11.1 基本内容
查新档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。
(1)文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。
(2)项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。
11.2 基本要求
(1)每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。
(2)查新档案应当立卷保管，文书档案按年度归档，项目档案按项目立卷。
(3)查新档案的保管须有固定场所和专用保密文件柜，并由专人负责管理。
(4)档案保管年限：文书档案应当长期保管，项目档案一般保管五年，逾期档案可予销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准，并建立销毁登记。
(5)应当使用计算机进行档案管理，每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库。
12.查新程序
查新机构可以参照下列程序处理查新业务。
12.1 查新委托
(1)根据《科技查新机构管理办法》和本规范的有关规定，查新委托人自我判断待查新项目是否属于查新范围。
(2)查新委托人根据待查新项目的专业、科学技术特点、查新目的、查新要求以及需要查证其新颖性的科学技术内容，自主选择查新机构。
(3)向查新机构提交在处理查新事务时所必需的科学技术资料和有关材料。
12.2 查新受理
(1)根据《科技查新机构管理办法》和本规范的有关规定，查新机构判断待查新项目是否属于查新范围;判断查新项目所属专业是否属于本机构承担查新业务的受理范围。
(2)确定查新员和审核员。
(3)初步审查查新委托人提交的资料是否存在缺陷;是否符合查新要求。判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确。
(4)判断查新委托人提出的查新要求能否实现。
(5)确认能否满足查新委托人的时间要求。
(6)初步判别查新项目的新颖性。
(7)若接受查新委托，查新机构按照本规范的关于查新合同的要求与查新委托人订立查新合同。
12.3 检索准备
(1)查新员认真、仔细地分析查新项目的资料，查新委托人提出的查新点与查新要求;了解查新项目的科学技术特点。
(2)在检索前，还要做好以下几项工作： ①明确检索目的。 ②根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容。 ③确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。 ④制定周密、科学而具有良好操作性的检索策略。
12.4 选择检索工具
在分析检索项目的基础上，根据检索目的和客观条件，选择最能满足检索要求的检索工具。
(1)手检时，根据专业对口、文种适合、收录完备、报道及时、编排合理、揭示准确的原则，选择检索工具书。
(2)机检时，在检索前根据查新项目的内容、性质和查新的要求选择合适的检索系统和数据库。
12.5 确定检索方法和途径
(1)根据查新项目所属专业的特点、检索要求和检索条件确定检索方法。
(2)确定检索途径。 ①在手检条件下，文献的检索途径就是检索工具书中的目次、正文和辅助索引提供的途径。检索工具书提供的检索途径主要有：分类途径、主题途径、文献名称途径、著者途径、文献代码途径以及其他特殊途径。分类途径和主题途径是手检的主要途径。 ②在机检条件下，为了确定检索途径，先弄清数据库采用的是规范化词表还是自由文本式词表;指示主题性质的代码是标准的还是任选的;提问式如何填写;再将表达检索提问的各概念依照数据库采用的词表转换成检索语言，即主题词、分类词、关键词等。
12.6 查找
(1)查找时，以机检为主、手检为辅。
(2)除利用检索工具书和数据库外，必要时还需补充查找与查新项目内容相关的现刊，以防漏检。此外，还应当注意利用相关工具书如手册、年鉴等。
(3)在得出最终检索结果之前，有时会出现查到的文献极少甚至根本没有查到文献，或者查到的文献太多的情况。还需要对每次检索结果进行检验和调整，以扩检或者缩检。
12.7完成查新报告
查新员按照下述步骤完成查新报告：
(1)根据检索结果和阅读的需要，索取文献原文。
(2)对索取得到的文献，根据查新项目的科学技术要点，分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，草拟查新报告。
(3)聘请查新咨询专家。 在必要时，根据查新项目的所属专业和科学技术特点，以及其他实际情况，选聘若干名同行专家担任查新咨询专家。
(4)审核员根据本规范、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序和查新报告进行审核。
(5)查新员填写查新报告。
(6)查新员和审核员在查新报告上签字，加盖"科技查新专用章"。
(7)查新报告由查新机构按年度统一编号，并填写"查新完成日期"。
(8)整理查新报告附件。 附件包括密切相关文献的原文的复印件、一般相关文献的文摘。 查新员应当对所有附件按相关程度依次编号。
12.8提交查新报告
查新机构按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。
12.9文件归档
查新员按照档案管理部门的要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档;及时将查新报告登录到国家查新工作数据库。
13.附则
(1)查新机构可根据《科技查新机构管理办法》和本规范制定机构内部的查新规章制度。
(2)本规范的附件包括：科技查新合同(附件一)、科技查新报告(附件二)
(3)本规范自2001年1月1日起施行。